Las noticias de la semana pasada sobre la mejora en la situación del desempleo en los Estados Unidos trajeron un rayo de esperanza de que, quizás, lo peor podría haber quedado atrás. Al menos por ahora. Pero la disrupción continúa engullendo nuestras vidas personales y profesionales, así como los impactos gemelos del coronavirus COVID-19 – en la salud y la economía – calan más profundo en prácticamente todas las organizaciones del planeta. Los auditores internos están luchando con los riesgos que continúan emergiendo a toda velocidad y con los miles de desafíos derivados de trabajar de forma remota, exasperados por la falta de las cruciales comunicaciones cara a cara.
Sin embargo, en todos los sentidos, la profesión está demostrando agilidad y demostrando su resiliencia.
Mucho se ha dicho y escrito sobre cómo los auditores internos se están adaptando: cómo estamos utilizando la tecnología, cómo estamos auditando de forma remota e incluso la forma en que se prestan servicios de auditoría y asesoría relacionados con los riesgos de salud y seguridad. Pero un tema ha estado notablemente ausente en las conversaciones sobre cómo los auditores internos están innovando: cómo estamos informando nuestros resultados de auditoría.
COVID-19 nos ha enseñado mucho sobre el impacto en las organizaciones modernas cuando la disrupción es tan rápida y total. La vida útil de la información crítica para la toma de decisiones oportuna se ha reducido drásticamente. Incluso en el mejor de los casos, nuestros informes de auditoría a menudo tardan demasiado, disminuyendo su valor. El tiempo de respuesta promedio para las auditorías internas en muchas organizaciones es de seis semanas o más. Sólo finalizar y publicar un informe puede consumir hasta un tercio del tiempo de ciclo de una auditoría interna. Imagínese lo desactualizada que sería hoy una auditoría interna iniciada hace seis semanas. Probablemente no hay excusa, ¡especialmente si los datos de apoyo fueron recogidos y analizados más de dos semanas atrás!
He estado abogando durante más de 20 años por informes de auditoría más rápidos. Incluso dediqué tres capítulos en mi libro más reciente, The Speed of Risk (La Velocidad del Riesgo), para auditorías más oportunas. Sin embargo, nunca habrá un mejor momento como ahora en el que informar rápidamente los resultados de la auditoría ha sido más crítico. Como señalé en mi libro:
Dada la velocidad a la que surgen los riesgos y pueden causar estragos, los departamentos de auditoría interna deben tener cero tolerancia con los procesos de informes lentos. Entregar un informe final después de que sea demasiado tarde para que los resultados eviten un impacto mayor, no es una opción. Eso ni siquiera protege el valor organizacional, mucho menos lo mejora.
Entonces, ¿qué consejo ofrecería para obtener resultados de informes más oportunos? Ofrezco cuatro estrategias.
- Comparta los resultados a medida que se desarrolla la auditoría. Una de las demoras más frustrantes al finalizar un informe de auditoría es negociar con el cliente la redacción y el tono de nuestras observaciones y conclusiones. Los clientes a menudo retrasan intensamente un informe de auditoría cuando ven todos los resultados de una sola vez. Proporcionar resultados de forma incremental puede ayudar a mitigar el shock. Una vez que el equipo de auditoría interna llega a un punto en el compromiso donde está claro que hay una condición reportable o algo que la gerencia necesita abordar, comparten la información en ese momento con el cliente, informalmente o a través de un informe interino escrito. La comunicación regular durante la auditoría no sólo reduce la potencial fricción al final, sino lo que es más importante, permite tomar medidas correctivas más oportunas.
- Reduzca o incluso elimine niveles de revisión de los resultados preliminares. Cuanto más grande sea un departamento de auditoría interna, más niveles de revisión deben pasar lo informes. Múltiples niveles de revisión dentro del departamento de auditoría interna son a menudo una fuente importante de retrasos en los informes. Agilizar el proceso de revisión y reducir el número de revisores acelera inevitablemente el proceso de presentación de resultados.
- Colabore para acelerar. Reunir el equipo de auditoría junto con todos los que van a modificar o revisar el borrador del informe en una única sesión de edición también puede reducir el tiempo de ciclo de informe dramáticamente. Esto permite que el equipo de auditoría interna y los supervisores de nivel superior del departamento discutan el borrador y propongan cambios sin el interminable ida y vuelta del proceso de edición habitual. Utilicé este enfoque de «edición en equipo» con gran éxito en los departamentos de auditoría interna que dirigí en el pasado.
- Repiense los informes. Este es el siglo XXI, sin embargo, nuestros informes se ven y se sienten como si los hubiésemos llevado a cabo en una máquina de escribir antigua. Vivimos en la era de los tweets y los mensajes de texto, y aun así escribimos informes que parecen y se sienten como trabajos universitarios finales. Sea creativo con el objetivo de transmitir la información de la manera más rápida y concisa posible. Sí, debemos documentar los resultados de nuestras auditorías, pero un típico informe de auditoría interna va mucho más allá de transmitir resultados. Dirigir el informe directamente a develar lo esencial, y medir el resultado en función del impacto oportuno que tiene el informe, no el número de palabras o hallazgos contenidos en él.
Podría escribir sobre la oportunidad en las auditorías internas, pero eso no sería un buen uso de nuestro tiempo. Espero que algunas de mis ideas sean útiles mientras reflexionas sobre el futuro de sus procesos de auditoría.
Como siempre, espero sus comentarios.
Sobre el autor:
Richard F. Chambers, presidente y CEO del Instituto de Auditores Internos Global, escribe un blog semanal para InternalAuditor.org sobre temas y tendencias relevantes para la profesión de auditoría interna. Fuente: https://global.theiia.org/knowledge/chambers-spanish/Pages/Informes-a-la-velocidad-del-riesgo-4-estrategias-para-el-exito.aspx
