A medida que la pandemia del COVID-19 se extiende más allá de la segunda mitad del año, muchos de nosotros hemos caído en una aceptación a regañadientes de que esas interrupciones en nuestras rutinas de hogar y trabajo, una vez vistas como temporales, podría, continuar indefinidamente. Es seguro decir que las reacciones a la salud mundial y la crisis económica han alterado los estilos de vida, agotado los recursos, y puesto a prueba la paciencia y procesos.
Los esfuerzos por gestionar la salud y los riesgos empresariales asociados con la pandemia han visto diferentes niveles de éxito. Ha habido opiniones dispares en cuanto a cuáles impactos pueden cambiar nuestras vidas permanentemente y cuales son temporales y desaparecerán a medida que el mortal virus se desvanezca con el surgimiento de una vacuna. Sin embargo, una cosa que el tumulto de este histórico disturbio me ha reafirmado profesionalmente es el valor de construir fuertes relaciones con nuestras partes interesadas.
Existe evidencia (anecdótica y estadística) que apunta a una correlación entre la fortaleza de las relaciones con las partes interesadas y el nivel de participación que tuvieron las funciones de auditoría interna en respuesta a la pandemia. Yo creo que aquellos que invirtieron en establecer y nutrir las relaciones con la gerencia y las juntas antes de la pandemia estuvieron más propensos a participar activamente, mientras aquellos que no lo hicieron se sentaron al margen.
Parte de esta conclusión está sustentada en el sentido común. Particularmente en tiempos de crisis, los lideres son más propensos a recurrir a aquellos en quienes confían. Si los líderes de auditoría no invierten tiempo y energía en construir esas relaciones confiables. Hay pocas oportunidades de que se preste atención a su aseguramiento y consejo cuando golpee una catástrofe.
Construir relaciones fuertes requiere también un compromiso para comprender la misión de la organización, estrategias y metas. Los líderes de auditoría interna que comprenden las complejidades de la gerencia también tienen más probabilidades de ser vistos como valiosos y confiables aliados en una crisis.
Después de todo, comprender y responder a las expectativas de las partes interesadas es fundamental para construir relaciones, así como fundamental para hacer bien nuestros trabajos. Es más, esas relaciones saludables posicionan a la auditoría interna para saber cómo esas expectativas cambian y evolucionan con el paso del tiempo. En mi libro, The Speed of Risk (La velocidad del riesgo), ofrecía a los lectores cuatro claves para gestionar el ciclo de vida de las expectativas de las partes interesadas:
- Comprender las expectativas actuales.
- Construir y mantener capacidades para cumplir con las expectativas
- Crear un proceso para medir y reportar el logro de expectativas específicas.
- Establecer un proceso para reevaluar periódicamente las expectativas de las partes interesadas
Mencioné evidencia para apoyar mi premisa anterior, entonces vamos a ver que hemos aprendido de las Encuestas rápidas a los Directores Ejecutivos de Auditoría (DEA) conducidas por el Centro Ejecutivo de Auditoría (CEA) del IIA desde el brote de la pandemia.
La encuesta rápida No. 2, de mediados de abril, la cual refleja respuestas de DEAs norteamericanos, sugiere que las partes interesadas acogieron con agrado las aportaciones de la auditoría interna y buscaron nuevas formas de aprovechar las habilidades y perspectivas ofrecidas. Los resultados de las encuestas proporcionaron una mirada en profundidad en como las funciones de auditoría interna modificaron los planes de auditoría para identificar y mitigar los riesgos relacionados con la pandemia. Del informe:
“En general los líderes de auditoría interna están demostrando flexibilidad y agilidad en respuesta al entorno de riesgo causado por el COVID-19. Tres cuartos de las funciones de la auditoría interna han actualizado sus planes de auditoría. Dos tercios están identificando riesgos emergentes, y más de la mitad ya han actualizado su evaluación de riesgo.”
La encuesta también miró en detalle el tipo de trabajo que estaban haciendo las funciones de auditoría interna inmediatamente después de que el COVID-19 alcanzara el estado de pandemia a mediados de marzo. Los resultados muestran que muchas funciones de auditoría interna estaban operando ágilmente, con la flexibilidad necesaria para un enfoque “manos a la obra”. Del reporte:
“Donde los líderes de auditoría interna están demostrando agilidad se observa en el hecho de que cerca de 4 de cada 10 encuestados han agregado nuevos compromisos debido al COVID-19 y 4 de cada 10 han redirigido al personal para dejar a un lado su trabajo normal de auditoría y ayudar a sus organizaciones en estos tiempos de crisis haciendo un trabajo que no sea de auditoría”
La encuesta refleja un impresionante nivel de confianza de las partes interesadas en la auditoría interna desde el principio, a medida que las organizaciones luchan por gestionar innumerables riesgos aumentados por la pandemia. Sin embargo, como la respuesta inicial dio vía para un enfoque en retornar algún nivel de normalidad, la participación de la auditoría pareció menguar.
Los resultados de la Encuesta Rápida No. 3, que se llevó a cabo a principios de mayo, muestran una inquietante falta de participación de muchas funciones de auditoría, ya que las organizaciones sopesaron los pros y los contras de que los empleados regresen al lugar de trabajo. En una publicación de blog del 11 de mayo, escribí:
“Encuentro preocupante que demasiados encuestados no pudieran dar una opinión sobre la preparación de su organización para aproximadamente un tercio de los factores examinados. Esto indica que un gran número de funciones de auditoría interna se encuentran observando desde lejos algunos de los mayores riesgos que enfrentan sus organizaciones. Esto es inaceptablemente alto, considerando que las evaluaciones de riesgo deberían haberse actualizado para hacer frente a la crisis pandémica.
“Esto no quiere decir que la auditoría interna no esté haciendo nada. Casi tres cuartos de los encuestados señalaron que están identificando riesgos emergentes y actualizando las evaluaciones de riesgos. Dos tercios están realizando actividades de consultoría en preparación para el regreso de las organizaciones al lugar de trabajo. Sin embargo, pocos auditores internos están realizando revisiones de ciertas áreas críticas de riesgo».
En la publicación, también abordé las posibles implicaciones a largo plazo de no proporcionar un aseguramiento oportuno en esta área clave de riesgo:
“Puede haber ocasiones en los próximos meses y años en que las consecuencias de la pandemia, previstas e imprevistas, conducirán a fallas organizativas y mayores riesgos de litigios. Invariablemente, se hará la pregunta sobre la participación de la auditoría interna. No podemos responder: ‘No sabíamos’ o ‘No estábamos involucrados’ «.
La Encuesta Rápida No. 4, realizada a principios de junio, ofreció evidencia adicional para respaldar los beneficios de relaciones sólidas con las partes interesadas. Esa encuesta encontró que los recortes anticipados en los presupuestos de auditoría interna fueron significativos, pero podrían haber sido peores, considerando los efectos persistentes de la pandemia y la recesión económica relacionada. Es más, no se esperaba que esos recortes presupuestarios se tradujeran en recortes significativos de personal. Escribí en una publicación del blog del 15 de junio:
“Un análisis más profundo de los datos de la última encuesta del CEA muestra que los recortes presupuestarios anticipados se centrarán principalmente en tres áreas: viajes, capacitación y subcontratación. El sesenta y cinco por ciento de los encuestados espera reducciones significativas en los presupuestos de viajes, y el 87% espera al menos algunos recortes. Esto refleja no solo la oportunidad de reducir los gastos durante la dramática desaceleración económica, sino también que los profesionales de auditoría interna están aprendiendo a operar de forma remota».
Más de la mitad de los DEA que respondieron a la encuesta dijeron que anticipaban evaluaciones de riesgos y revisiones de planes de auditoría más frecuentes durante los siguientes 12 meses, así como planes de auditoría más flexibles. Sin embargo, la misma encuesta encontró que solo el 34% de los encuestados esperaba aumentar la comunicación del comité de auditoría. Entonces escribí:
“Estamos desperdiciando una valiosa oportunidad si dos tercios de los encuestados esperan volver al status quo al hablar con nuestras partes interesadas después del COVID-19. La respuesta de la auditoría interna a la pandemia ha demostrado su capacidad para proporcionar un gran valor a las organizaciones en tiempos de crisis, no solo en sus competencias básicas sino también como asesor de confianza. Debemos aprovechar esta oportunidad ampliando la conversación con los comités de auditoría y la administración para fortalecer nuestro nuevo y bien ganado asiento en la mesa».
En general, los resultados de las encuestas pintan una imagen definitivamente mixta de cómo le ha ido a la auditoría interna hasta ahora en respuesta a la pandemia. Durante más de 15 años como DEA, descubrí que mis grupos de interés eran mucho más propensos a acercarse a mí en situaciones de crisis si hubiera construido relaciones sólidas basadas en la confianza antes del inicio de la crisis. Sin embargo, nunca es demasiado tarde para cultivar la confianza en cualquier relación. Si sus teléfonos, mensajes de texto y correos electrónicos están en silencio, es un llamado a la acción para comunicarse desde su posición.
Como siempre, espero sus comentarios.
Richard F. Chambers, presidente y director ejecutivo del Global Institute of Internal Auditors, escribe un blog semanal para InternalAuditor.org sobre temas y tendencias relevantes para la profesión de auditoría interna. Fuente: https://global.theiia.org/knowledge/chambers-spanish/Pages/Cuando-las-lineas-de-auditoria-interna-se-quedan-en-silencio-es-hora-de-buscar-ayuda.aspx
