Como parte del no oficial «Mes de la autoconciencia de la auditoría interna», presento publicaciones pasadas de blogs que se centran en mirar hacia adentro. Este tema es tan vital como cualquier esfuerzo para crear conciencia acerca de nuestra profesión. Debemos tener una visión realista y dura de lo que hacemos, cómo lo hacemos y cómo somos vistos por aquellos que están fuera de la función de auditoría interna. Esta semana, estoy presentando un post anterior sobre el arte de la persuasión.
Si les pregunta a los auditores internos por qué escriben los informes de auditoría interna, algunos podrían responder que es para comunicar los objetivos, el alcance y los resultados programados. Otros pueden indicar que es para describir lo que encontraron los auditores y hacer recomendaciones para mejorar. Pero el objetivo final de los informes de auditoría interna no es describir lo que encontramos o hacer recomendaciones para mejorar. Debería ser persuadir a los lectores a actuar.
El impacto es imperativo, pero no todos los auditores internos se dan cuenta de la diferencia que el estilo de escritura puede hacer para garantizar que la acción correctiva sea completa y oportuna. El contenido de un informe indica a los lectores, pero yo diría que el estilo de escritura es lo que motiva. Por ejemplo, cuando el Ejército de los EE. UU. Probó dos versiones de un mensaje de negocios que les pedía a los lectores que realizaran una tarea específica, aquellos que recibieron una carta bien escrita y de «alto impacto» tenían el doble de probabilidades de cumplir con la nota el día en que la recibieron.
Durante mi carrera como auditor interno, escribí o edité cientos de informes de auditoría interna: algunos que eran buenos, otros que necesitaban otra ronda de ediciones y otros en los que quería echar mano de la frustración. Las siguientes son algunas recomendaciones que pueden ayudar a asegurar que sus informes de auditoría sean efectivos, que no solo cambiarán de parecer, sino que crearán un llamado a la acción que dará resultados.
1. Mantenlo corto
Si ha echado un vistazo al informe del inspector general (IG) del Departamento de Justicia de los EE. UU. Sobre cómo los funcionarios federales manejaron la investigación del uso de Hillary Clinton de un servidor de correo electrónico privado mientras que la secretaria de estado, verá que es sorprendentemente diferente del promedio de los informes de auditoría interna. Contiene más de un cuarto de millón de palabras, y las recomendaciones no comienzan hasta aproximadamente la página 500.
No estoy opinando sobre los hallazgos del informe o la política que todavía gira alrededor de él. Como antiguo IG, puedo apreciar la necesidad de detalles. El alcance de la revisión fue desalentador, los problemas eran complejos y todos los aspectos del compromiso estaban rodeados de controversia. Pero siempre es importante tener en cuenta a los lectores, y el estilo que funciona para una investigación importante de IG probablemente no sea apropiado para su departamento de auditoría interna. Intentar (y fallar) leer el informe de IG en una sola noche me recordó las palabras del gran Winston Churchill, quien dijo: «Este informe, por su extensión, se defiende contra el riesgo de ser leído».
Las lecciones para los auditores internos: (1) Los informes de auditoría interna son más persuasivos cuando se adaptan a las necesidades de nuestros accionistas; y (2) si abrumamos a nuestros lectores con demasiada información, nuestros informes tendrán menos impacto. Si una palabra, idea u oración no contribuye directamente al punto, considere eliminarlo.
2. Mantenlo simple
Los mejores informes de auditoría interna expresan grandes ideas en pequeñas palabras, nunca pequeñas ideas en grandes palabras. Nuestra escritura es más persuasiva cuando usamos un lenguaje claro, directo y familiar. Esto no significa «arruinar» nuestros informes; Significa una comunicación clara y efectiva, lo contrario de lo legal. Como señalé en una publicación anterior del blog, Diez cosas que no debe decir en un informe de auditoría interna, si suena impresionante, probablemente necesite una reescritura.
Existe evidencia convincente de que es más probable que se lea, comprenda y preste atención al lenguaje sencillo en mucho menos tiempo. En 1989, la Marina de los EE. UU. Realizó un estudio de los oficiales que leían memorandos de negocios escritos en un lenguaje sencillo o burocrático. Oficiales que leen el memo llano:
- Tenía una comprensión significativamente mayor.
- Tardó entre un 17% y un 23% menos de tiempo en leer la nota.
- Sintió menos necesidad de releer el memo.
Muchos auditores internos utilizan herramientas como las pruebas de Flesch Reading Ease o Flesch-Kincaid Grade Level para determinar si sus informes son legibles. Esas pruebas están disponibles en línea sin costo, o si prepara sus informes con Microsoft Word, puede elegir mostrar información sobre el nivel de lectura cuando termine de revisar la ortografía y la gramática.
La lección para los auditores internos: hay una razón por la que rara vez se ve el lenguaje burocrático o legal en los materiales de marketing: el lenguaje sencillo vende mejor las ideas. Incluso si todas sus partes interesadas son capaces de leer y comprender una tesis doctoral, eso no significa que querrán hacerlo. Es más probable que su escritura sea persuasiva si no es pomposa, innecesariamente complicada o cargada de jerga técnica.
3. Haz que tus mejores ideas se destaquen
Necesitamos facilitar que los ejecutivos ocupados lean, absorban y actúen sobre los resultados de nuestro trabajo. Mantener las cosas cortas y simples puede ayudar, pero también debemos organizar nuestros informes para resaltar las ideas más importantes.
Los encabezados, subtítulos y cuadros de llamada de estilo de mensaje pueden llamar la atención sobre la información más importante en su informe. No dude en usar ejemplos, tablas, colores, cuadros o imágenes para aclarar y agregar énfasis a temas importantes. También considere usar un resumen ejecutivo, una tabla de contenido y / o un índice para ayudar al lector a encontrar fácilmente la información en su informe. Para informes más largos, un resumen ejecutivo es esencial.
La lección para los auditores internos: diferentes partes interesadas tienen diferentes necesidades, por lo que necesitamos ayudar a los lectores individuales a acceder a la información específica que necesitan. Nuestra escritura no será persuasiva si los mensajes clave se pierden en los detalles.
4. No descuides los conceptos básicos
¿Alguna vez recibió un currículum vitae o una propuesta comercial que contenía errores ortográficos o gramaticales? Probablemente lo pensó dos veces al considerar seriamente a la persona o compañía que lo envió. Lo mismo ocurre con su informe de auditoría. Si contiene faltas de ortografía o gramática o puntuación incorrecta, los lectores pueden tener la impresión de que no están orientados a los detalles o, peor aún, tienen cuidado con su trabajo. Incluso un solo error puede afectar negativamente su credibilidad. Puede que no sea justo, pero si su informe contiene errores (descuidados o de otro tipo), sus argumentos bien razonados pueden fallar.
La lección para los auditores internos: prestar atención a los detalles. Es difícil ser persuasivo si pierdes tu credibilidad porque ignoraste lo básico.
5. Considera las implicaciones
Todos tratamos de ser imparciales, pero a veces pasamos por alto la implicación de nuestras palabras. Si queremos que los lectores se comprometan con nuestras ideas, nuestro tono debe ser objetivo, incluso cuando enviemos un mensaje negativo.
En Claridad, Impacto, Velocidad: entregar informes de auditoría que importan, mi buena amiga Sally Cutler ofrece los siguientes ejemplos de escritura que, desde la perspectiva de la administración, pueden parecer innecesariamente sesgados o negativos:
Sesgado y más negativo:
- La unidad no pudo presentar documentación para demostrar el cumplimiento de la política.
- Cuando se les preguntó, los gerentes dieron explicaciones contradictorias sobre el proceso de verificación del proveedor.
- Imparcial y más positivo:
- La documentación no estaba disponible para demostrar el cumplimiento de la política.
- Los gerentes tuvieron diferentes interpretaciones del proceso de verificación del proveedor.
La lección para los auditores internos: rara vez persuadimos al hacer que alguien se sienta hostil o defensivo. Si nuestro informe parece parcial o injusto, es probable que el cliente nos desconecte.
6. Recuerda las Cinco C
Un seminario del IIA, Auditoría de redacción de informes, describe cinco componentes importantes de las observaciones y recomendaciones:
- Criterios (lo que debería ser).
- Condición (el estado actual).
- Causa (la razón de la diferencia).
- Consecuencia (efecto).
- Planes de acción correctivos / recomendaciones.
Incluso si utiliza las cinco C, su informe podría no ser convincente. Sin las cinco C, sus probabilidades de éxito se desplomarán. Su descripción de las posibles consecuencias es particularmente importante: una bien escrita es «¿y qué?» que empuja la gestión hacia la acción. Indica quién se beneficiará, cómo se beneficiarán y por qué. A menudo, la persuasión se mejora si las consecuencias se describen en términos orientados a los negocios, con elementos medibles y marcos de tiempo específicos. Si está en juego el dinero, la seguridad o la integridad del programa, por ejemplo, debe decirlo.
Punto adicional. Elimine estas cinco palabras de sus informes
Falló, como en «La administración no evaluó ni mitigó adecuadamente los riesgos». Simplemente declare la condición sin culpar a nadie.
Inadecuado, como en «La gerencia diseñó e implementó controles internos inadecuados». Inadecuado es un adjetivo que puede provocar un fuerte desacuerdo. Prefiero describir la condición y contrastar la observación con criterios apropiados sin adjuntar el adjetivo a los individuos.
Inefectivo, como en «Las acciones de gestión fueron ineficaces». Inefectivo es otro adjetivo que debe usarse con moderación. En lugar de alentar una rápida concurrencia con el informe de auditoría y la implementación de acciones correctivas, palabras como inefectiva darán como resultado negociaciones prolongadas sobre la redacción final del informe.
Encontrado – como en, «Encontramos…». Esto es grandioso. Encontramos cosas porque están ahí. Decir que encontramos algo nos cambia el énfasis. También tiene un tono superior «atrapado» que llama la atención del auditor y no el problema en cuestión o la acción correctiva requerida.
Aparece, como en «Parece que …». En la auditoría interna, las cosas son o no son. Las palabras de comadreja pueden hacer que las recomendaciones sólidas suenen como corazonadas. Puede sentirse más seguro evitar los detalles, pero muchos calificadores sugieren que no puede respaldar sus datos.
Como siempre, espero sus comentarios.
Declaración
Richard F. Chambers, presidente y director general del Instituto de Auditores Internos Global, escribe un blog semanalmente para InternalAuditor.org., sobre temas y tendencias relevantes para la profesión de Auditoría Interna.
